|
在著手規畫一場簡報之前，必須先確定簡報的對象，要考慮觀眾的國籍、教育程度、文化背景與專業深度。
無論是正式或非正式的簡報，都是職場人士實現理想與抱負的良機。因為簡報者是眾人耳目的焦點，如果簡報成功，不但可以得到他人（上司、同事、部屬或客戶）的認同與支持，使新構想、企畫案得以通過，或促成銷售締約，或爭取到所需的資源，還能凸顯本身的才華與風度，說不定因此而獲得了升遷拔擢的機會。反之，一個良好的提案，如果只因簡報技巧的不佳而被駁回，豈不冤枉？
擅長簡報的人才，往往出盡風頭，占盡便宜，古今中外皆然。諸如政治家、宗教領袖、演說家、名嘴、主持人、將領等等，莫不以精彩生動的公開演說，而塑造個人的獨特魅力，領袖群倫。像人權領袖馬丁路德金恩博士一場「我有一個夢想」（I have a dream）的演講，其效果之震撼，不但感動了千千萬萬人，也影響了美國黑人終獲平等自由，可見簡報演說技巧之重要。
事前準備為成敗關鍵
在著手規畫一場簡報之前，必須先確定簡報的對象，要考慮觀眾的國籍、教育程度、文化背景與專業深度，例如向歐美人士簡報必須用英語，對日本人簡報最好用一點日語，到中南部工廠簡報用台語效果更好。
事前的準備為簡報成敗的關鍵，包括：
- 目的與目標：務必界定清楚。
- 資訊蒐集：對象的心理、需求、興趣、內部的權力結構、小道消息、競爭者動態、優勢、弱點等。
- 時程安排：要緊湊，充實而有高潮。
- 重點訴求：一次不要太多，以免分散注意力，並且訴求點務必簡化，使聽者容易接受。
- 書面資料：盡量完整，免除聽眾抄寫的麻煩；不相干的資料不要放進去，以免干擾；如經打字印刷，務必先校對正確，以免為人詬病。
- 視聽輔助器材與工具：依需要安排，如果使用得當，可收意想不到的效果。
- 講稿（教案）的撰寫：用口語撰稿，連舉例、譬喻、笑話或故事，均須事先設計。
- 歧見溝通：雖然簡報是很重要的動作，但是會前的私下溝通協調更重要。
- 預演（rehearsal)：避免出錯，提高效果，使流程更順暢。
開場白要盡量短，很快導入正題，事先務需精心設計最初 5分鐘的辭令，引起觀眾的興趣，甚至給予震撼（impact）。
使每一位觀眾感覺被重視
在語音方面，全場均應以愉快而宏亮的音調帶動氣氛，有抑揚頓挫，欲強調重點時可稍提高音調，但發音要自然，不必刻意做作；如果帶有鄉音或台灣國語不易矯正，也最好保持原味，有些人刻意捲舌，反覺非常彆扭。
臉上保持自信的微笑，抬頭挺胸，眼光緩緩移動，注意觀眾，這種eye contact非常重要：高明的簡報者使每一位觀眾感覺被重視；而差勁的簡報者則可能看天看地，就是不敢看觀眾，使參與感盡失。
手勢與其他肢體語言的運用，必須恰到好處，不要太過誇張（一般而言，女性可以稍多），予人毛躁的反感。最好忘記了雙手的存在，順其自然。如果有志成為高明的演說家，則應在預習時多照照鏡子，揣摩良好的臉上表情和肢體動作，然後熟能生巧，運用自如。
不懂不可硬充內行
長話短說，簡單扼要，使意思表達精簡而正確，切忌長篇大論，並且要觀眾現場反應，臨機應變，以作調整。笑話絕對有助於緩和緊張氣氛，但自己不要先笑，如有女士在場，勿說有色笑話。
當被問到自己不熟悉或不懂的問題時，不可硬充內行胡亂回答，這時應請列席的支援人員（工程師、程式設計師或上級主管）答覆；或以技巧性的回答帶過，或坦然承認不清楚，並承諾事後查明。畢竟，誠實誠懇的態度方為上策。
PowerPoint簡報軟體配合單槍投影機是目前最常用的工具，在投影片的製作和操作上，也有一些實用的技巧。投影片的順序要結構化，條理井然，每頁均應有標題與重點，但不必寫得太細。每一單元使其模組化，以配合不同的場合靈活組合。
一邊放映投影片，一邊用口頭陳述，總是比較礙手，如能指派專人放片更好，或是用遙控光筆。上場前，記得先調好焦點、方向、角度與距離。使用教鞭（指揮棒或雷射筆）時，不要用身體擋住了光線；換片的空檔，可以很自然地補充前面的說明，作為過門，以免有冷場的尷尬。
以上這些技巧都不難，但仍需要多加練習直到純熟。萬一發生意外的狀況，可依其情形妥為因應，免得措手不及，當場出糗。
～停電：先預備裝電池的照明燈、麥克風
～電腦down機：備援機器
～投影機燈泡澆掉：備份燈泡
～麥克風失靈：提高音量
其他緊急事件則宜從容不迫，臨機應變，勿窮緊張自亂陣腳。
正確傳達並完成任務目的
有效的簡報者在每一段落終結時，都會下簡短的結論，在整個簡報結束前，也會作一綜合結論。結論的重要性，主要是確使與會者充分瞭解簡報者要他們做什麼，而且有明確的行動計畫（action plan），這才是簡報的真正目的。
下台與上台一樣，都應以宏亮而明朗的聲音向觀眾大聲問好及道謝祝福，當熱烈的掌聲響起時，正是簡報者最好的回報。
簡報贏得滿堂彩固然重要，但不要忘了簡報的目的，因此結束之後，必須確保信息正確傳達，以及達成任務的要求，才算完成。
傑出的演說家可能是天生善於表達與具有獨特的魅力，但一般人透過魅力（或講師、訓練師）。除了天分之外，成功的關鍵是培養信心。只要有機會，多鼓勵別人，也給自己打氣，你就可以成為一個活在掌聲之中的人。
（作者為中時人力網執行長）
（本文轉載自2008.03.29工商時報）
|
